EU-Verfahrensarten

Bei Auftragsvergaben, die den jeweils geltenden EU-Schwellenwert erreichen oder überschreiten, muss der öffentliche Auftraggeber die geltenden Vorschriften des GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) sowie VgV (Vergabeverordnung) anwenden.

Die Vergabe von öffentlichen Aufträgen erfolgt nach § 119 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen im

  • offenen Verfahren,
  • nicht offenen Verfahren,
  • Verhandlungsverfahren,
  • wettbewerblichen Dialog oder
  • in der Innovationspartnerschaft.

Dem öffentlichen Auftraggeber stehen das offene Verfahren und das nicht offene Verfahren, das stets einen Teilnahmewettbewerb erfordert, nach seiner Wahl zur Verfügung. Die anderen Verfahrensarten stehen nur zur Verfügung, soweit dies durch gesetzliche Bestimmungen oder nach den Absätzen 3 und 4 des § 14 VgV gestattet ist.

Im offenen Verfahren, nach § 15 VgV, werden Aufträge nach öffentlicher Aufforderung einer unbeschränkten Zahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe vergeben. Dieses Verfahren ermöglicht allen interessierten Unternehmen (weltweit), ein Angebot abzugeben. Verhandlungen über Angebotsinhalte sind beim offenen Verfahren unzulässig (§ 15 Abs. 5 VgV).

Im Nicht-Offenen-Verfahren (§ 16 VgV) werden Aufträge nach Aufforderung einer beschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten vergeben. Der Auftraggeber muss sich jedoch im ersten Teil des Verfahrens an einen unbeschränkten Bewerberkreis wenden und sie öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auffordern (Teilnahmewettbewerb). Nach Eingang der Teilnahmeanträge wählt der Auftraggeber eine beschränkte Anzahl der Bewerber gemäß zuvor bekanntgegebenen Eignungskriterien aus und fordert nur diese ausgewählten Bewerber zur Abgabe von Angeboten aus.

Die Vergabeverfahren mit Verhandlungsmöglichkeit eröffnen – im Gegensatz zu Vergabeverfahren mit Nachverhandlungsverbot (offenes und nicht offenes Verfahren) – die Möglichkeit, auch nach Abgabe eines ersten Angebotes, mit den Bietern über den Leistungsinhalt und über die Preise zu verhandeln.
Die Voraussetzungen für die Zulässigkeit von Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (§ 14 Abs. 3  VgV) sind in den gesetzlichen Regelungen abschließend geregelt und müssen vom Auftraggeber vor der Veröffentlichung der Ausschreibung geprüft und schriftlich dokumentiert werden.

So kann der öffentliche Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb oder im wettbewerblichen Dialog vergeben, wenn mindestens eine Voraussetzung (§ 14 Abs. 3 VgV) erfüllt ist:

  1. die Bedürfnisse des öffentlichen Auftraggebers nicht ohne die Anpassung bereits verfügbarer Lösungen erfüllt werden können,
  2. der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst,
  3. der Auftrag aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken zusammenhängen, nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann,
  4. die Leistung, insbesondere ihre technischen Anforderungen, vom öffentlichen Auftraggeber nicht mit ausreichender Genauigkeit unter Verweis auf eine Norm, eine Europäische Technische Bewertung (ETA), eine gemeinsame technische Spezifikation oder technische Referenzen im Sinne der Anlage 1 Nummer 2 bis 5 beschrieben werden kann oder
  5. im Rahmen eines offenen oder nicht offenen Verfahrens keine ordnungsgemäßen oder nur unannehmbare Angebote eingereicht wurden;

Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb dürfen – so auch Erwägungsgrund 50 der Richtlinie 2014/24/EU – nur unter „sehr außergewöhnlichen Umständen“ zur Anwendung kommen. Hierzu hat die Rechtssprechung die Anforderungen weiter spezifiziert.

Im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb erfolgt keine öffentliche Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen, sondern unmittelbar eine Aufforderung zur Abgabe von Erstangeboten an die vom Auftraggeber ausgewählten Unternehmen (§ 17 Abs. 5 VgV). Die Voraussetzungen für die Zulässigkeit von Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb sind abschließend in § 14 Abs. 4 VgV aufgeführt.  Ob und inwieweit diese Ausnahmetatbestände tatsächlich vorliegen, ist bereits im Rahmen der Beschaffungskonzeption zu prüfen und zu dokumentieren. Spätere Dokumentationen werden oftmals nicht anerkannt.

Die Innovationspartnerschaft ist ein Verfahren zur Entwicklung innovativer, noch nicht auf dem Markt verfügbarer Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen und zum anschließenden Erwerb der daraus hervorgehenden Leistungen. Nach einem erfolgten Teilnahmewettbewerb verhandelt der öffentliche Auftraggeber in mehreren Phasen mit den ausgewählten Unternehmen über die Erst- und Folgeangebote.

Die Innovationspartnerschaft wird dem Forschungs- und Innovationsprozess folgend in zwei aufeinanderfolgenden Phasen strukturiert:

  • einer Forschungs- und Entwicklungsphase, die die Herstellung von Prototypen oder die Entwicklung der Dienstleistung umfasst, und
  • einer Leistungsphase, in der die aus der Partnerschaft hervorgegangene Leistung erbracht wird.

Bei den jeweiligen Verfahrensarten sind gesetzliche Fristen zu beachten. Diese haben einen wesentlichen Einfluss auf die gesamte Projektdauer.

Für Krankenhäuser, die keine Erfahrung mit öffentlichen Vergabeverfahren haben, ist dringend zu empfehlen, erfahrene Spezialisten für Projektmanagement mit öffentlicher Auftragsvergabe sehr frühzeitig einzubinden, damit die Besonderheiten des Vergaberechtes so früh wie möglich berücksichtigt werden. Hierbei sollte auf Berater zurückgegriffen werden, die, neben fundierten Kenntnissen und Erfahrung im Vergaberecht, sehr gute Kenntnisse der IT-Projektlandschaft haben, denn nur dann können die besonderen Anforderungen der IT-Projekte optimal in den Vergabeverfahren abgebildet werden.